企業招募員工時必須知道的勞動相關法令!

每年的7月有大批的新鮮人投入職場,不論是全職員工還是兼職人員,企業在招募新人的時候,有些勞動法令不得不先知道,以免員工還沒報到,就已經被勞工局罰一屁股,可就得不償失了!

企業招募員工時必須知道的勞動相關法令!
企業招募員工時必須知道的勞動相關法令!

刊登職缺時應該注意的勞動法令

不論我們走在路上、攤開報紙還是一些網路上的招募訊息,往往都會看到許多公司或店家在招募員工的時候,踩到了一些法令上的地雷,而對勞工局的人員來說,這就像是你直接把地雷放在門口,讓他們去引爆一樣的道理,先前就有新聞爆出屏東科技大學鄰近商圈店家,勞檢20間只有3間合法,形成整條街都不合法的奇特景象,不過各位老闆或人資夥伴,違反勞基法可能是罰2萬元起跳,但違法以下相關招募法令,可是罰6萬元,甚至是30萬元起跳,可千萬要注意阿!

在招募員工的時候,最先要注意的是在招募的條件中,有沒有所謂的就業歧視問題,而關於是否構成就業歧視,在就業服務法第5條第1項規定:為保障國民就業機會平等,雇主對求職人或所僱用員工,不得以種族、階級、語言、思想、宗教、黨派、籍貫、出生地、性別、性傾向、年齡、婚姻、容貌、五官、身心障礙、星座、血型或以往工會會員身分為由,予以歧視;其他法律有明文規定者,從其規定。

性別平等法第7條也明確表示,雇主對求職者或受僱者之招募、甄試、進用、分發、配置、考績或陞遷等,不得因性別或性傾向而有差別待遇。但工作性質僅適合特定性別者,不在此限。

舉例來說,曾經有女僕咖啡廳因為招募員工明定限女性,因性別歧視而遭罰15萬元(新聞連結);也有餐廳因為應徵洗碗工,只不過是標註要「歐巴桑」就因為涉及年齡跟性別歧視,也被罰30萬元(新聞連結);還有,很多公司在招募員工時很喜歡要求的「退伍令」,原本目的是擔心員工工作到一半就要去當兵,造成工作青黃不接,但這也很有可能會構成年齡歧視問題,依照顧問的經驗,往常在協助企業送審工作規則中,如果有要求退伍令的公司,這一條在某些縣市是會被刪除的,正是這個原因。

另外,在刊登求職資訊的時候,有些事情也是需要避免的,同法條第2項表示,雇主招募或僱用員工,不得有下列情事:

一、為不實之廣告或揭示。
二、違反求職人或員工之意思,留置其國民身分證、工作憑證或其他證明文件,或要求提供非屬就業所需之隱私資料。
三、扣留求職人或員工財物或收取保證金。
四、指派求職人或員工從事違背公共秩序或善良風俗之工作。
五、辦理聘僱外國人之申請許可、招募、引進或管理事項,提供不實資料或健康檢查檢體。
六、提供職缺之經常性薪資未達新臺幣四萬元而未公開揭示或告知其薪資範圍。

在第一款中的不時之廣告或揭示,之前就曾經有企業在招募的時候,在徵才廣告上說會有勞健保,但等員工進入公司之後才發現沒有,因而被勞工局開罰30萬元的案例,除了這類顯而易見的違法事項外,由於目前許多企業為了稅務或經營考量,常會設立許多不同的公司,但是共用一個總管理處,這時後常發生的狀況是,總管理處A公司幫旗下的B公司招募,但是在徵才廣告中並沒有明確標示B公司的資訊跟工作地點,甚至招募者以為是A公司在徵人,導致雙方認知上有所差異,這個部分也是很容易就構成不實廣告嫌疑的。

而在第二款所稱的隱私資料,則在就業服務法施行細則第1-1條中有明示:

一、生理資訊:基因檢測、藥物測試、醫療測試、HIV 檢測、智力測驗或指紋等。
二、心理資訊:心理測驗、誠實測試或測謊等。
三、個人生活資訊:信用紀錄、犯罪紀錄、懷孕計畫或背景調查等。
雇主要求求職人或員工提供隱私資料,應尊重當事人之權益,不得逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍,並應與目的間具有正當合理之關聯。

而最常見的爭議資料就屬於被俗稱為「良民證」的「警察刑事紀錄證明書」了,很多公司都會要求員工需要辦理良民證才能來報到,但其實良民證也是不可以隨便要的,除非如同法條上所說的「不得逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍」,例如因為客戶要求,或者是因為該職務會接觸到現金或有其他圖利或收受回扣的可能性,或者是因為法令要求(如保全法),否則也是不能隨便索取,以免不小心就違反了。

最後,就業服務法自107年11月28日修正公布第5條第2項第6款規定,明確表示企業在應徵人員的時候,除非該職缺的經常性薪資在四萬元以上,才能寫上「面議」兩個字,否則都是要明確表示薪資多少或是薪資區間的,這部分也是需要多加注意。

延伸閱讀:企業招募本國人從事製造業及營造工作之合理薪資基準

應徵者面談時需要注意的勞動法令

當好不容易找到應徵者來面試的時候,又需要注意哪些事情呢?顧問這邊要先提的就是勞基法第17-1條關於派遣人員的規定;現在非典型勞動者愈來愈多,也有很多公司改用派遣員工來補充企業人力,在過往通常都會由用人單位來面試員工,但面試通過後,再由派遣單位去聘僱,最後再派遣到用人單位來,但從108年6月19日開始,政府增修了勞基法第17-1條,規定要派單位不得於派遣事業單位與派遣勞工簽訂勞動契約前,有面試該派遣勞工或其他指定特定派遣勞工之行為。也就是說,未來一定要由派遣單位去面試,錄取之後再依據要派單位(用人單位)的需求派遣員工至該單位,否則就是違法的喔。

至於在面試的過程中,由於往往人資夥伴都是屬於第一關的履歷篩選或是第一階段的基礎面試,第二階段面試或是最終決定是否錄取的面試官往往是用人主管,但難為的是,用人主管並沒有受過專業的人資或法務訓練,可能會在面試的過程中「不小心」踩到前面所說的就業服務法施行細則第1-1條的規定,最常見的就是面試官會詢問應徵者的血型或星座,涉嫌違反就業歧視;或者是對面試者進行心理測驗或智力測驗,涉嫌違反索取非必要個人隱私資料;更有甚者,詢問面試者是否有結婚或懷孕的計畫,更是大大危險,萬一面試者被錄取就算了,萬一沒有錄取對方,非常有可能直接被面試者扣上相關歧視的帽子,除了要面對主管機關裁罰外,還可能導致企業形象因此而受損。

此外,在面試的時候,往往應徵者也會詢問工作內容,這時候面試官一定要注意,您所講的工作內容,與徵才廣告上的內容是否一致,在顧問的輔導經驗中,常常見到很多徵才廣告上的訊息是人資夥伴在管理跟維護的,但實際用人主管可能因為環境或流程轉變,加上公司並沒有明確的職能模型或工作說明書,或者是職能模型完成後就束之高閣,沒有定期去維護,導致主管講出來的工作項目跟徵才廣告上的有所落差,最常見的就是儲備幹部(MA的訓練)或業務類(維護還是開發)職缺,這也有可能會有廣告不實的嫌疑;因此,包括用人主管的面談訓練,以及公司內部職能模型的建立,其實都是人資夥伴必須定期要做的,這樣才不會辛辛苦苦篩選了履歷,結果用人主管每次都說不好用,很難用,形成不斷在找人的惡性循環之中了。

確認錄取人員時應該注意的勞動法令

當好不容易面試完一堆人,確認最終錄取者之後,各位老闆跟人資夥伴還是不能放鬆下來,因為接下來的才是重點!因為不論各位老闆或人資夥伴是用什麼方式通知面試者錄取,都請記住以下這個法條:

民法第153條第1項:當事人互相表示意思一致者,無論其為明示或默示,契約即為成立。

各位老闆跟人資夥伴要知道,所謂的勞動契約又被稱為「非要式契約」,不同於要讓法院、公證人或兩個以上見證人同意才生效的「要式契約」(如結婚登記),只要勞資雙方達成合意,這份勞動契約就生效了,也就是說,即使您今天只是打電話跟錄取者說,某某某,恭喜你錄取,請於OOO年OO月OO號來本公司報到,而對方在當下也同意的話,這時候你們雙方的勞動契約就生效了。

此時各位老闆跟人資夥伴一定要注意的是,千萬不要通知錯人!我們在實務上常常看到,人資夥伴因為通知錯人,所以後來還必須打電話或發信告知對方這項疏忽,但是要小心的是,從108年1月1日開始生效的勞動事件法,已經將面試者跟公司之間的勞動關係也納入其中,假設今天有一個員工硬要跟公司打「確認僱傭關係存在」的訴訟,並要求恢復雇傭關係的話,公司可是討不到便宜的,所以我們通常會建議,盡量採取發正式的錄取通知書的方式來告知錄取者,並且在錄取通知書上面加註勞動契約因何而生效的條款,才能確實保障公司的權益,以免員工就算倖然接受公司通知錯人不報到了,但之後卻在網路上大書特書,導致企業形象受損,那就更要不得了。

人員報到後應該注意的勞動法令

當錄取者確定來報到後,人資夥伴首先應該要檢視的就是當初要求這位員工攜帶的文件是否都有確實帶到,基本上常見的有以下幾項:

1.錄取通知書:確定是本人
2.身分證影本(正本核對後歸還):投保社會保險使用
3.其他必要證件:核對是否的確某足該工作技能或學經歷需求

不過各位老闆跟人資夥伴,走到這邊還是要再檢視一下就業服務法第5條第2項中所說的「不得留置其國民身分證、工作憑證或其他證明文件,或要求提供非屬就業所需之隱私資料。」核對完後就要歸還,除非那項證件是之後可能隨時都要被查核的(如甲級職業安全衛生業務主管人員),以免又不小心觸法了;其他還有像存摺影本、體格檢查表等等,也是許多企業會要求的文件,如果員工真的有沒有帶齊的部分,顧問這邊是建議那就不要讓該名新進同仁完成報到手續,直接請對方準備好之後,再來報到,尤其是如果忘記帶的是身分證明文件,讓公司無法當天投保,或者是缺少該項技能應備證件,如開貨車總是要有駕照等等,這些都有可能讓導致違法,甚至可能產生後續的工安或職安問題,到時候可不是一句「只是方便員工」就能脫得了身的喔。

所以顧問在最後真的要在提醒一下各位老闆跟人資夥伴,在您做位新進人員進行勞動契約簽署、工作規則簽署、智財權契約簽署、勞工名卡填寫、公司其他管理制度介紹等等作業之前,先確認一下是否真的有滿足以上條件,再來進行吧!

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以上就是有關招募員工時所需要知道的勞動法令注意事項,您是否有更了解了呢?如果還有任何不懂、其他建議,或是想要了解的議題的話,歡迎在下方留言與我們互動;如果想要知道其他勞動法令相關訊息,或者是如何設定滿足企業人事成本控制的薪資結構及符合現代企業經營的管理規章的話,也歡迎聯絡我們,我們會盡快跟您約定時間諮詢喔!

作者介紹

作者:陳孟志 資深顧問
專長:勞動法令、績效管理、職能建立、勞資爭議
學歷:國立中山大學人力資源管理碩士
經歷:具備輔導近200間中小企業勞動法務經驗

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