老闆遇到員工要申請留職停薪的時候該怎麼做?

許多企業老闆遇到員工申請「留職停薪」的時候總是一個頭兩個大,不知道該不該讓員工請,讓員工請的話,對許多一個蘿蔔一個坑的企業來說,勢必有很長一段時候在人手的調度上會有點麻煩;不讓員工請,又怕會不會觸犯到一些法令導致被罰款;除此之外,要請新人又怕舊有員工復職後沒位置,最重要的是,社會保險又要怎麼投保!?現在不用擔心了,本篇文章一次告訴你!

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常見的留職停薪項目有哪些?

首先,如同請事假需要說明原因,請病假需要附上證明,那申請留職停薪的條件呢?我們就先了解留職停薪項目有哪些吧!首先依據勞工保險條例第9條規定,被保險人有下列情形之一者,得繼續參加勞工保險:

1.應徵召服兵役。
2.派遣出國考察、研習或提供服務。
3.因傷病請假致留職停薪,普通傷病未超過1年,職業災害未超過2年。
4.因案停職或被羈押,未經法院判決確定。

性別工作平等法第16條也規定,受僱者任職滿六個月後,於每一子女滿三歲前,得申請育嬰留職停薪,期間至該子女滿三歲止,但不得逾二年。同時撫育子女二人以上者,其育嬰留職停薪期間應合併計算,最長以最幼子女受撫育二年為限。

除了以上法定中最常見可以申請留職停薪的原因,還有一種略為常見的「勞資雙方協商同意」的狀況,也就是跟以上原因都不相關,但雇主及員工都同意辦理留職停薪也是可以的唷!

留職停薪期間社會保險如何投保?公司能變更員工的投保薪資嗎?

這邊我們還是要先把社會保險拆成勞工保險、全民健保跟勞工退休金分別來看才會比較清楚,首先當有員工準備申請留職停薪時,在勞工保險方面公司該做哪些準備呢?根據勞工保險條例施行細則第21條第1項規定,勞工依據本條例第9條及性別工作平等法第16條第2項規定願繼續加保時,投保單位不得拒絕;同時,根據勞工保險條例第28條規定,於加保期間不得調整「投保薪資」,也就是公司依員工的月薪資總額,對照「勞工保險投保薪資分級表」的規定所投保的薪資,除了底薪外,加班費、各項津貼及獎金等,只要屬於因工作獲得的報酬或經常性給予,都必須要併入加總計算的月薪資總額。

舉例來說,A員工的月薪資總額為30000元,勞保薪資級距為30300元,如果A員工因為傷病申請留職停薪並願意繼續在公司投保,公司不能拒絕,而且要繼續用30300元這個級距繼續加保,不能調降或調高。

接著在全民健保的部分,則將「一般留職停薪」「育嬰留職停薪」分開來看,所謂的「一般留職停薪」就是除了育嬰留職停薪以外的所有留職停薪類別,根據健保署規定,「一般留職停薪」於留職停薪期間經徵得原投保單位的同意,才可以繼續在原投保單位投保,但「不得調降投保金額」,原投保單位毋須向健保署分區業務組申報;若原投保單位不同意,則原投保單位填寫「保險對象退保申報表」一份,送交健保署分區業務組辦理退保手續,其應另以適法身分投保;至於「育嬰留職停薪」的部分,則可以由員工自行選擇是否繼續加保在公司。

最後則是在勞工退休金的部分,依據勞工退休金條例第20條規定,勞工留職停薪、入伍服役、因案停職或被羈押未經法院判決確定前,雇主應於發生事由之日起七日內以書面向勞保局申報停止提繳其退休金。勞工復職時,雇主應以書面向勞保局申報開始提繳退休金;因案停職或被羈押勞工復職後,應由雇主補發停職期間之工資者,雇主應於復職當月之再次月底前補提繳退休金。

而在勞退這邊,並沒有將留職停薪再做分類,也就是說,不論今天員工是因為什麼原因申請留職停薪,公司這邊都應該向勞保局申請暫停提繳6%勞工退休金。

看了上面落落長的文字還是覺得很難懂嗎?沒關係,顧問在這邊幫大家整理了一個表格,讓大家用「一張圖就懂」搞懂留職停薪及投保!

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員工留職停薪期間,我能招募新人替代嗎?勞動契約怎麼簽?

依勞動基準法第9條及同法施行細則第6條規定,雇主因臨時性、短期性、季節性及特定性工作得僱用替代人力,與勞工簽訂「定期契約」,執行其原有之工作;而所謂「臨時性」或「短期性」工作是指工作標的可於預見期間完成,完成後別無同樣工作標的者。

同時在育嬰留職停薪辦法第6條指出,育嬰留職停薪期間,雇主得僱用替代人力,執行受僱者之原有工作,而勞動部前身行政院勞委會勞動二字第0910017954號令明確說明,依兩性工作平等法申請育嬰留職停薪期間,雇主可僱用替代人力簽訂定期契約;所以招募新人充當臨時人力是可以的,但要注意的是所簽訂的契約為「定期契約」,同時要告知被招募的新人,確保雙方認知一致,避免合約到期後的爭議,同時要注意當定期契約期滿的時候,雙方的契約即終止,否則的話,該定期契約可能會被依據勞基法第9條第2項第一款規定「勞工繼續工作而雇主不即表示反對意思者。」讓原本的定期契約轉變成不定期契約,這點是各位老闆務必要注意的。

員工復職後,該辦理什麼手續呢?之前留停期間的工作年資要如何認定?

終於等到員工復職後,我們要注意的是,員工復職到底要不要讓他回到原來的職位?雖然一般留職停薪對於復職並沒有相關的規定,不過在性別工作平等法第3條第1項第9款明確指出,所謂的復職是指回復受僱者申請育嬰留職停薪時之「原有工作」,而且不能降低其原有的勞動條件,這也是一般司法上常看到的見解;接著由於先前社會保險可能有停保或暫停提繳的部分,所以公司要填寫「勞工保險被保險人退伍、復職通知書」寄(送)勞保局登記;而除了員工是因為遭遇職業災害,於醫療中不能工作期間,公司應以原領工資,繼續按月為員工提繳勞工退休金,否則還要記得一併填寫「勞工退休金提繳申報表」唷!不過如果員工如於留職停薪期間終止勞動契約,或留職停薪期限屆滿未復職,就應填「退保申報表」辦理退保。

至於在留職停薪期間的工作年資部分,根據勞動部在103年10月31日做出的說明,以及育嬰留職停薪實施辦法第4條的規定,除非勞雇雙方另有約定外,否則這段期間都不計入工作年資,但復職後,前後年資應合併計算。

舉例來說,假設A員工的到職日是107年10月31日,到109年10月30日已經滿2年的工作年資,依法應該有10天的特別休假可以請,但如果A員工曾經於108年3月1日到108年8月31日請了半年的留職停薪,則這半年的工作年資在計算特休的時候要扣除,等於A員工只有1年半的工作年資,只有滿1年的7天特休可以請。

如果員工復職後,原來的位置沒有了,我可以終止跟他的勞動契約嗎?

假設今天員工已經準備返回工作崗位,卻發現原本的職缺沒有人力需求了該怎麼辦?首先,公司可以先評估是否有其他部門職缺適合這位員工,並依據勞基法第10條的調動原則,在取得員工的同意後進行職務的調整,當然相關薪資福利也要重新洽談唷!

萬一萬一公司真的因為以下原因,包括:
1.歇業、虧損或業務緊縮者。
2.雇主依法變更組織、解散或轉讓者。
3.不可抗力暫停工作在一個月以上者。
4.業務性質變更,有減少受僱者之必要,又無適當工作可供安置者。

導致沒有任何適合這位員工職位的人力需求了,或者提供的新職缺員工不願意接受呢?根據性別工作平等法第17條規定,如果公司因上述各款原因未能使員工復職時,應於30日前通知受僱者,並應依法發給資遣費或退休金,進而中止與該名員工的勞動契約。

結論說起來留職停薪該注意的事項不算複雜,但難就難在公司如何注意包括投保、復職的眉眉角角、如何填補這個期間的人力缺口,以及員工後續的安置啦!所以先了解法規流程,加上定期關注公司的人力狀態,還有明確的請假規則,才是讓勞資雙方邁向和諧的好辦法唷!

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