勞資會議如何成立,企業要注意什麼事情?

作者:陳孟志 顧問/王莉琦 助理顧問

有不少原本以為:「沒有法令強制規範一定要召開勞資會議,所以不必要太在意吧!」的夥伴應該都開始想:「原來公司那麼多制度沒有通過勞資會議同意,發生爭議時或遇到勞動檢查的時候,可是要面臨罰則的,那該好好規劃一下會議時間了!」但是該如何成立與召開勞資會議呢?就讓我們來了解一下吧!

勞資會議成立注意事項

成立及召開勞資會議的程序

(一)選出勞資會議代表,並於15天內報請當地主管機關備查

★勞方代表 2~15人(經勞工選舉選出)
選舉流程:
1.於前十日公告投票日期、時間、地點及方式等選舉相關事項。
2.事業單位單一性別勞工人數逾勞工人數二分之一者,其當選勞方代表名額不得少於勞方應選出代表總額三分之一。此規定是為了保障公司內多數性別權益!另外要注意『勞資會議勞方代表之候補代表名額不得超過應選出代表總額。勞資會議勞方代表出缺時,由候補代表遞補之;其遞補順序不受第一項規定之限制』。
3.員工滿十五歲,則有選舉及被選舉為勞資會議勞方代表之權。
4.可代表雇主行使管理權之一級業務行政主管人員,不得選為勞方代表。

★資方代表 2~15人(由事業單位指派)
1.由事業單位就熟悉業務、勞工情形之人擔任。

這邊要特別注意的是,如果事業單位勞工人數在3人以下者,勞雇雙方則為「勞資會議當然代表」,也就是說,公司只要勞資雙方加起來超過3人,就要成立勞資會議!而事業單位勞工人數在100人以上者,雙方代表各不得少於5人。

(二)製作勞資代表名冊

將選舉結果的代表名單製作成代表名冊(附件一),代表任期四年,連選得連任;並將名冊通報當地主管機關,完成備查;若勞資代表有遞補、補選、改派或調減時,一樣需將名冊報當地主管機關備查,到此才算完成勞資會議代表組成喔!

(三)會議舉行7日以前向會議代表發佈開會通知,並於3日前送達開會提案

最少於開會前7日必需告知各代表開會通知,且於開會前3日將會議提案送達至各代表。

當代表們出席勞資會議時,雇主應給予公假且不得對於因行使此職權而有解僱、調職、減薪或其他不利之待遇。同時勞資會議得議決邀請與議案有關人員列席說明或解答有關問題。

(四)召開勞資會議

勞資會議舉行時,應有雙方勞資代表各過半數之出席,此次會議才能舉行,否則就必須擇日舉辦,且會議中之決議也應有出席代表四分之三以上同意才算是達成共識的有效決議,而未出席代表,不得列入出席及決議代表人數之計算。

勞資會議之主席,由勞資雙方代表各推派一人輪流擔任。但必要時,得共同擔任。

(五)開會決議事項並製作成會議記錄

開會決議之事項應紀錄於勞資會議紀錄中(附件二),同時須記載下列事項,並由主席及記錄人員分別簽署:
一、會議屆、次數。
二、會議時間。
三、會議地點。
四、出席、列席人員姓名。
五、報告事項。
六、討論事項及決議。
七、臨時動議及決議。

會議紀錄完成後,應發給出席及列席人員,如決議涉個別勞工權益,除發送會議代表外,宜公布讓勞工知悉,也可請員工閱讀完後簽名,以便留存紀錄。

(六)將決議分送至相關單位辦理

勞資會議之決議,最後應由事業單位分送有關部門辦理,而當履行前項決議,有情事變更或窒礙難行時,得提交下次會議復議。

(七)最少每三個月召開一次會議

最後,從第一次舉行勞資會議開始,最少每三個月必須舉辦一次會議,當然公司若有需求也可召開臨時會議或縮短會議間隔的時間,而勞資會議的運作及代表選舉等等費用,應由事業單位全額負擔。

勞資會議
勞資會議

為落實勞資會議機制,簡化事業單位備查勞資會議代表名單流程,採取e化便民服務,已建置完成「勞資會議勞資代表名單線上備查系統」。事業單位採憑證方式於系統內登錄勞資會議勞資代表名單,除能減少郵寄成本外,每年還可節省A4用紙177箱,可護樹約106棵。此外,本系統於收到登錄資料後,將會自動通知事業單位所在地方主管機關至系統審查,並回復事業單位以完成備查程序,簡化流程。

綜上所述,勞資會議的運行,於企業端不僅能提高企業經營效率、增加勞動生產力、改善和預見公司內部問題以及減少勞資爭議的產生,損耗公司資源與精力;同時能讓員工感到對於本身權益決策有參與感,進而增加對公司的歸屬與認同;除了能達到勞資雙方關係和諧,更可留住企業人才的心,讓公司達到永續經營的理想目標。

參考資料:

1.勞資會議說明手冊

2.勞資代表名冊格式

3.勞資會議紀錄

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